프로젝트 의뢰서 템플릿

외주 문의는 대개 한 줄로 와요. 홈페이지 만들려는데 얼마인가요. 이 한 줄에 답하려면 열 가지를 되물어야 하고, 그 되묻기가 메일 다섯 통이 되고, 그러는 사이 의뢰인은 답이 빠른 다른 곳과 이야기를 시작해요. 의뢰서를 폼으로 받으면 첫 답장에 견적을 붙일 수 있어요.

결과물이 아니라 문제를 묻는 이유. 사이트를 만들어 달라는 요청과 문의가 안 들어와서 사이트를 고치고 싶다는 요청은 완전히 다른 프로젝트예요. 앞의 요청에는 페이지 수를 세게 되고, 뒤의 요청에는 무엇을 고쳐야 문의가 늘지 제안하게 돼요. 안내 문구가 결과물보다 문제를 적어 달라고 말하는 이유예요. 이 답 하나가 제안서의 첫 장을 만들어요.

예산을 범위로 묻는 이유. 예산을 묻지 않는 의뢰서가 많은데, 그건 서로에게 손해예요. 5천만 원짜리 제안을 500만 원 예산에 보내면 양쪽이 2주를 버려요. 정확한 금액이 아니라 범위를 묻고, 아직 못 정했다는 선택지를 함께 두면 답하는 부담이 없어져요. 안내 문구에서 범위 안에서 할 수 있는 방법을 제안하겠다고 말하면 사람들이 솔직하게 골라요.

결정 구조를 묻는 이유. 담당자가 바로 정하는 프로젝트와 위에 보고해야 하는 프로젝트는 제안 방식이 달라요. 후자에는 보고용 자료가 필요하고, 일정도 결재 기간만큼 길어져요. 입찰이라면 아예 다른 준비가 필요하고요. 이 질문 하나로 견적서의 형식과 일정 계획이 정해져요.

참고 사례를 링크로 받는 이유. 깔끔하게, 트렌디하게, 고급스럽게 같은 말은 사람마다 다른 그림을 그려요. 마음에 드는 사이트 주소 하나가 그 단어 열 개보다 정확해요. 파일 올리기도 함께 두어 기획서와 브랜드 가이드를 받게 했어요. 형식을 확인한 뒤에 저장되니 열어 보기 전에 안심할 수 있어요.

일정에 못 박는 날짜. 마감 질문의 안내에 전시나 오픈처럼 못 미루는 날짜를 적어 달라고 했어요. 언제까지든 괜찮다는 프로젝트와 오픈 행사에 맞춰야 하는 프로젝트는 인력 배치가 달라요. 못 미루는 날짜가 있으면 그건 견적에 반영해야 할 조건이지 나중에 발견할 사실이 아니에요.

이런 곳에서 그대로 써요. 디자인 스튜디오와 개발 에이전시, 영상 프로덕션, 프리랜서 디자이너와 개발자, 인테리어 사무소, 마케팅 대행사까지 구조가 같아요. 작업 종류 목록과 예산 구간만 실제 단가에 맞게 바꾸면 그날부터 써요.

받은 뒤에. CSV로 내려받으면 작업 종류와 예산, 마감이 열로 정렬돼서 이번 달에 받을 수 있는 일과 미뤄야 할 일이 나뉘어요. 예산 구간별로 문의가 어떻게 분포하는지 반년쯤 쌓아 보면 우리 단가가 시장과 맞는지도 보여요. 거절한 문의도 남겨 두세요. 왜 안 맞았는지가 다음 포트폴리오에 무엇을 넣을지 알려 줘요.

언제 링크를 보내나요. 첫 문의 메일에 바로 답장하면서 링크를 함께 보내는 방식이 가장 잘 통해요. 답장이 빠르면서 다음 할 일까지 알려 주니 의뢰인이 다른 곳을 더 찾아보지 않아요. 홈페이지 문의 페이지에도 걸어 두되, 메일 주소와 나란히 두세요. 폼이 부담스러운 사람에게 다른 길을 남겨 두는 편이 문의를 더 얻어요.

의뢰인도 편해져요. 무엇을 준비해야 하는지 모르는 게 의뢰인의 가장 큰 부담이에요. 질문 목록 자체가 준비물 안내가 되니, 이 폼을 채우는 동안 의뢰인의 머릿속도 정리돼요. 그렇게 정리된 의뢰가 좋은 프로젝트가 돼요.