연차 신청서 템플릿

연차를 카카오톡으로 신청하는 팀에서는 두 가지가 사라져요. 하나는 기록이고, 다른 하나는 인수인계예요. 대화창에서 쉬겠다고 말하고 팀장이 알겠다고 답하면 승인은 끝나지만, 반년 뒤에 며칠 남았는지 세려면 아무도 못 세요. 자리를 비운 동안 누가 무엇을 대신 볼지도 말로만 정해지고, 그 말은 정작 대신 보는 사람에게 닿지 않아요.

차감 일수를 사람이 적게 하는 이유. 첫날과 마지막 날만 받으면 주말과 공휴일이 낀 휴가에서 계산이 갈려요. 신청하는 사람이 직접 일수를 적으면 오해가 처음부터 없어지고, 반차 0.5도 같은 칸에 자연스럽게 들어가요. 숫자 칸에 0.5부터 30까지 범위를 걸어 뒀으니 실수로 자릿수를 하나 더 찍는 일도 막혀요.

대체 담당자를 필수로 만든 이유. 이 한 칸이 이 폼에서 가장 값이 나가는 칸이에요. 미리 이야기해 둔 사람 이름을 적게 하면, 신청 전에 대화가 한 번 일어나요. 그 대화가 휴가 중에 걸려 오는 전화를 없애요. 넘겨 둘 일 칸은 그 사람이 실제로 읽을 글이라, 없다고 적어도 좋다고 안내에 적어 두면 형식적으로 채우지 않아요.

연락 가능 여부를 셋으로 나눈 이유. 휴가 중 연락은 예 아니오로 갈리지 않아요. 대부분은 정말 급하면 전화받겠다는 중간 어딘가에 있어요. 세 갈래로 받아 두면 팀이 판단할 수 있어요. 연락이 어렵다고 답한 사람에게는 아무도 메시지를 보내지 않게 되고, 그게 휴가를 휴가로 만들어요.

어떤 팀에 맞나요. 결재 시스템을 따로 살 규모가 아닌 5명에서 50명 사이 회사에 맞아요. 스타트업과 에이전시, 병원, 학원, 카페 여러 지점을 돌리는 곳까지 그대로 써요. 이미 인사 시스템이 있는 회사에서도 그 시스템에 없는 휴가 종류를 임시로 받는 데 쓸 수 있어요.

우리 회사에 맞게 바꾸기. 팀 목록을 실제 조직으로 바꾸는 게 첫 편집이에요. 휴가 종류는 취업규칙에 있는 이름을 그대로 쓰세요. 규칙에 없는 이름이 폼에 있으면 나중에 근거가 흔들려요. 경조사 휴가나 병가에 증빙이 필요하다면, 그 종류를 고른 사람에게만 파일 올리기 질문이 열리도록 로직을 한 줄 추가하면 돼요.

승인은 어떻게 하나요. 이 폼은 신청과 기록까지 담당해요. 승인은 설정에서 이메일 알림을 켜 두고 팀장이 회신하는 방식이 가장 가벼워요. 슬랙을 쓰는 팀이라면 웹훅을 걸어 팀 채널로 흘려보내면 승인 대화가 그 자리에서 끝나요. 응답 화면에서 확인 여부를 표시해 두면 아직 답하지 않은 신청서가 한눈에 보여요.

신청 시점을 규칙으로 못 박아요. 3일 전 신청 기준을 첫 안내에 적어 둔 건 팀장을 위해서가 아니라 팀원을 위해서예요. 며칠 전에 말해야 하는지 모르면 눈치를 보게 되고, 눈치를 보는 팀은 휴가를 덜 써요. 급한 일이면 먼저 연락하고 신청서는 나중에 넣어도 된다는 문장까지 함께 둔 이유도 같아요. 규칙이 분명하면 예외도 편하게 말할 수 있어요.

남는 것들. CSV로 내려받으면 이름과 일수가 열로 떨어져서 사람별 합계가 바로 나와요. 분기마다 한 번 합계를 내면 아무도 못 세던 잔여 일수가 숫자로 남아요. 팀별로 나눠 보면 어느 팀이 휴가를 못 쓰고 있는지도 보여요. 그 숫자는 인사 지표이기 전에 번아웃 신호예요. 연말에 몰아서 쓰는 사람이 많다면 그건 개인의 계획 문제가 아니라 팀이 사람을 놓아주지 못하고 있다는 뜻이에요. 매 분기 한 번씩만 들여다봐도 그런 팀이 어디인지 금방 보여요.