경비 정산 신청서 템플릿

경비 정산은 월말 사흘에 몰려요. 각자 사진첩을 뒤져 영수증을 찾고, 메신저로 하나씩 보내고, 경영지원 담당자는 그 사진들을 누가 언제 무엇에 썼는지 물어 가며 맞춰요. 사진 한 장에 딸린 정보가 없어서 생기는 일이에요. 이 폼은 영수증과 그 영수증을 설명하는 답을 같은 제출에 묶어요.

한 줄 설명이 증빙의 절반이에요. 무엇에 썼는지 묻는 칸에 예시를 넣어 둔 이유가 있어요. 택시비라고만 적힌 정산은 석 달 뒤에 아무도 설명하지 못해요. 어디에서 어디로, 왜 갔는지가 한 줄에 들어가면 세무 자료로도 쓰이고, 비슷한 지출을 다음에 승인할지 말지도 그 줄로 판단해요. 적는 사람이 30초 더 쓰면 확인하는 사람이 5분을 아껴요.

접대비만 다르게 받아요. 접대비는 누구와 함께였는지가 증빙 요건이에요. 그런데 모든 정산에 그 칸을 두면 혼자 마신 커피 한 잔에도 사람 이름을 적게 돼요. 비용 종류에서 접대비를 고른 사람에게만 그 칸이 열리게 로직을 걸어 뒀어요. 필요한 곳에서만 묻는 게 폼을 짧게 유지하는 방법이에요.

영수증은 파일로 받고 형식을 걸어요. 사진과 PDF만 올라가게 막아 뒀고, 올라온 파일은 실제 형식을 확인한 뒤에 저장돼요. 세 장까지 올릴 수 있으니 카드 전표와 간이영수증을 함께 낼 수도 있어요. 찍는 법을 안내에 한 줄 적어 두면 다시 찍어 달라고 부탁할 일이 눈에 띄게 줄어요.

계좌를 매번 받는 이유. 계좌를 한 번 받아 어딘가에 저장해 두는 회사가 많은데, 그 목록은 사람이 바뀌면 틀려져요. 신청할 때마다 받으면 늘 최신이고, 정산이 끝나면 지워도 돼요. 개인 금융 정보를 오래 들고 있지 않는 편이 회사에도 안전해요. 예금주 이름을 함께 적게 해 두면 가족 계좌로 받는 사람의 송금이 막히는 일도 없어요.

언제까지, 얼마까지를 폼이 말해요. 30일 기한과 20만 원 사전 협의 기준을 첫 안내에 적어 뒀어요. 규칙을 사내 문서 어딘가에만 두면 아무도 안 읽지만, 신청하는 화면에 있으면 읽어요. 금액 칸에 상한을 걸어 두면 자릿수를 잘못 찍은 신청도 막혀요.

이런 회사에 맞아요. 법인카드를 전원에게 주지 않는 5명에서 100명 사이 회사, 프리랜서가 섞인 팀, 지점이 여러 개인 매장, 비영리 단체의 사업비 정산까지 구조가 같아요. 비용 종류만 회사 계정과목에 맞추면 회계 담당자가 옮겨 적는 수고도 줄어요. 세무 대리인에게 자료를 넘기는 회사라면 계정과목 이름을 그쪽과 맞춰 두는 편이 매달 오가는 확인 메일을 줄여 줘요.

쌓이면 규칙이 보여요. 정산 데이터는 회사가 실제로 무엇에 돈을 쓰는지 보여 주는 가장 정직한 자료예요. 반년쯤 모이면 어떤 항목이 매달 반복되는지 드러나고, 반복되는 항목은 대체로 법인카드나 정기 구독으로 옮기는 편이 싸요. 정산을 없애는 게 정산 폼의 최종 목적이라고 생각하면 이 표를 다르게 읽게 돼요.

월말에 하는 일. CSV로 내려받으면 날짜와 종류, 금액이 열로 정렬돼 있어서 합계와 계정별 분류가 바로 나와요. 영수증 파일은 응답 화면에서 신청 건마다 열려요. 지급이 끝난 건은 표시해 두고, 다음 달에는 지난달과 비교해 어느 항목이 늘었는지 보세요. 식대가 갑자기 두 배가 된 달에는 대체로 이유가 있어요. 그 이유를 찾아 두면 다음 분기 예산을 세울 때 근거가 생겨요.