공동구매 주문서 템플릿

공동구매는 주문을 받는 순간부터 무너져요. 댓글로 받으면 수량이 섞이고, 오픈채팅으로 받으면 스크롤 위로 올라가 사라지고, 입금은 이름이 달라서 누구 것인지 모르는 건이 꼭 몇 개 남아요. 마감 뒤에 스무 통씩 전화를 돌리는 이유는 주문을 못 받아서가 아니라 주문을 한자리에 모으지 못해서예요. 이 폼은 그 한자리를 만들어요.

입금자명을 따로 받는 이유. 공구 정산에서 가장 자주 막히는 지점이에요. 남편 이름으로 입금하고, 회사 법인 계좌로 보내고, 아이 이름으로 보내는 일이 흔해요. 주문자 이름만 받아 두면 입금 내역과 맞출 방법이 없어져요. 입금자명을 따로, 그것도 필수로 받아 두면 마감 뒤 정산이 엑셀 정렬 한 번으로 끝나요.

받는 방법이 폼의 절반을 갈라요. 택배를 고른 사람에게만 우편번호와 주소, 상세주소, 배송 메모가 열려요. 직접 가지러 오는 사람은 그 네 칸을 아예 보지 않아요. 답할 게 적으면 주문이 끝까지 가고, 필요 없는 개인정보를 받지 않으니 보관할 것도 줄어요. 주소를 우편번호와 주소와 상세주소로 나눈 건 한국 배송의 기본이에요. 한 칸에 다 적게 하면 동호수가 빠진 주소가 반드시 섞여요.

수량에 상한을 두세요. 공구는 재고가 정해져 있어요. 한 사람이 50개를 주문해 버리면 나머지 주문을 다 취소해야 해요. 이 폼은 20개로 막아 뒀고, 그 이유를 안내 문구로 적어 뒀어요. 전체 재고도 관리하고 싶으면 설정에서 마감할 응답 수를 걸어 두면 되고, 마감 날짜를 정해 두면 그 시각에 폼이 알아서 닫혀요.

마감과 발송 일정을 먼저 말해요. 공구에서 문의가 가장 많이 오는 건 언제 오냐는 질문이에요. 첫 안내 문구와 마무리 화면 양쪽에 마감, 입금 기한, 발송 시작일을 적어 두면 그 문의가 거의 사라져요. 지키지 못할 날짜를 적지 않는 게 중요해요. 늦어질 것 같으면 여유를 두고 적고, 빨리 보내면 그건 좋은 소식이 돼요.

이렇게 쓰는 곳들. 인스타그램 공구와 맘카페 공구, 농가 직거래, 굿즈 판매, 아파트 단지 공구, 회사 동호회 단체 구매까지 그대로 맞아요. 매번 상품이 바뀌니 폼을 복제해서 상품과 옵션 목록만 갈아 끼우는 방식이 편해요. 지난 회차 폼은 닫아 두면 주문서가 섞이지 않아요.

결제는 어떻게 하나요. 이 폼은 계좌이체 공구를 기준으로 만들었어요. 한국 소규모 공구의 대부분이 그렇게 돌아가고, 카드 결제를 붙이면 수수료가 마진을 먹어요. 계좌번호는 폼에 그대로 적지 말고 마무리 화면과 문자로 보내는 편이 안전해요. 폼 주소가 어디까지 퍼질지 모르니까요.

단골이 다시 오게 하는 법. 공구는 회차가 쌓일수록 쉬워져요. 마무리 화면에 다음 공구 알림을 받을 방법을 한 줄 적어 두세요. 오픈채팅 링크든 인스타 계정이든 좋아요. 이번 주문서에서 연락처를 받았다고 해서 다음 공구 홍보 문자를 보내면 안 돼요. 동의받은 목적이 이번 배송이라서요. 알림을 받겠다는 별도 선택지를 하나 두면 그 사람에게는 보낼 수 있어요.

마감한 뒤에. CSV로 내려받으면 상품과 옵션, 수량이 열로 떨어져서 발주 수량이 바로 나와요. 입금자명 열을 은행 거래 내역과 나란히 붙이면 미입금 건이 몇 분 만에 걸러져요. 송장번호를 받은 뒤에는 이름과 연락처만 뽑아 택배사 양식에 붙이면 되고, 배송이 끝나면 안내한 대로 응답을 지우세요. 다음 회차에 필요한 건 주소가 아니라 폼 하나예요.