단체 도시락 주문서 템플릿

단체 도시락 주문은 전화 한 통으로 시작해서 문자 열 통으로 이어져요. 인원이 바뀌고, 채식 한 명이 뒤늦게 나오고, 세금계산서 얘기는 배달이 끝난 다음 날에 나와요. 그 사이에 잘못 적힌 시각 하나가 회의실에 30분 늦게 도착한 도시락을 만들어요. 이 폼은 견적을 내는 데 필요한 것을 처음 한 번에 받아요.

시각을 이렇게 묻는 이유. 회의 시작 시각을 알려 주는 담당자와, 도시락이 놓여 있어야 하는 시각을 알려 주는 담당자는 다른 사람이에요. 질문 안내에 그 차이를 못 박아 두면 배달 시각을 두고 오가는 문자가 사라져요. 날짜와 시각을 따로 받은 것도 같은 이유예요. 한 칸에 적게 하면 오전 11시와 오후 11시가 섞이는 일이 실제로 생겨요.

메뉴를 복수 선택으로 받는 이유. 단체 주문은 한 종류로 끝나는 경우가 드물어요. 한식 도시락에 채식 두 개를 섞고, 음료를 따로 추가해요. 메뉴를 하나만 고르게 하면 나머지가 전부 메모 칸으로 밀려나고, 메모 칸에 적힌 주문은 견적서에서 빠져요. 알레르기와 못 먹는 음식은 따로 받되 몇 명인지까지 적게 해 두면 그만큼만 준비할 수 있어요.

세금계산서가 결정적이에요. 회사 예산으로 사는 도시락은 증빙이 없으면 결제가 안 돼요. 그런데 이 이야기는 늘 배달이 끝난 뒤에 나와요. 주문 단계에서 증빙 방식을 셋 중 하나로 받고, 세금계산서를 고른 사람에게만 사업자등록번호 칸이 열려요. 필요 없는 사람은 그 칸을 보지 않고, 필요한 사람의 번호는 견적서를 쓰기 전에 이미 손에 있어요.

최소 수량을 숫자로 못 박아요. 5인분 미만 주문은 단체 준비 방식에 맞지 않는데, 그 사실을 안내문 어딘가에만 적어 두면 사람들이 못 봐요. 수량 질문 자체에 하한을 걸어 두면 5인분 미만은 아예 제출되지 않아요. 최소 수량과 마감 시점을 폼이 지켜 주니 거절하는 전화를 걸 일이 없어요.

이런 곳에서 그대로 써요. 도시락 업체와 케이터링, 김밥집과 분식집의 단체 주문, 베이커리 단체 예약, 회의실 다과 납품, 촬영장 밥차까지 구조가 같아요. 메뉴 목록을 실제 판매 구성으로 바꾸고, 최소 수량과 마감 기한을 운영 방식에 맞게 고치면 그날부터 쓸 수 있어요.

주문받는 쪽의 하루가 달라져요. 견적서를 쓰는 데 필요한 정보가 전부 한 화면에 있으면 견적 한 건에 걸리는 시간이 20분에서 5분으로 줄어요. 설정에서 이메일 알림을 켜 두면 주문서가 들어올 때마다 알림이 오고, 웹훅을 걸면 주방 채널로 바로 흘려보낼 수도 있어요. 바쁜 점심시간에 전화를 받지 않아도 주문이 쌓여요.

주문 폼과 문의 폼을 섞지 마세요. 단체 도시락 문의는 두 종류예요. 하나는 날짜와 인원이 정해진 주문이고, 다른 하나는 얼마쯤 하냐는 물음이에요. 둘을 한 폼에서 받으면 필수 칸 때문에 후자가 막혀요. 이 폼은 주문용이니, 홈페이지에는 문의용 짧은 폼을 하나 더 두고 나란히 걸어 두세요. 아직 날짜를 못 정한 담당자가 그냥 나가 버리는 일이 줄어요.

정리하는 법. CSV로 내려받으면 날짜와 시각으로 정렬해서 그날의 배달 순서를 짤 수 있어요. 메뉴 열을 합치면 그날 준비할 총량이 나오고, 세금계산서 열만 걸러 내면 발행 목록이 그대로 만들어져요. 단골 회사가 생기면 지난 주문서를 열어 같은 구성으로 다시 제안하기도 쉬워요. 분기마다 어느 회사가 몇 번 주문했는지 세어 보면, 인사를 먼저 건네야 할 곳이 어디인지도 보여요.