견적 요청서 템플릿

견적 문의는 대부분 전화로 와요. 통화하면서 받아 적은 규격과 수량은 메모지에 남고, 그 메모지로 견적서를 쓰다 보면 빠진 게 하나씩 나와요. 다시 전화를 걸고, 상대는 회의 중이고, 견적은 이틀 뒤에 나가요. 그사이 다른 업체는 이미 금액을 보냈어요. 견적 요청을 폼으로 받으면 첫 회신에 금액을 담을 수 있어요.

수량과 납기가 단가를 만들어요. 견적에서 금액을 바꾸는 두 변수예요. 같은 품목도 10개와 1000개는 단가가 다르고, 급한 납기는 야근과 특송을 부르니까요. 두 질문을 필수로 두면 회신에 반드시 금액이 들어가요. 수량 칸에는 범위를 걸어 두었으니 자릿수를 잘못 찍은 요청도 걸러져요.

품목을 서술형으로 받는 이유. 업종마다 규격을 부르는 말이 달라서 선택지로 만들면 반드시 빠지는 게 생겨요. 대신 안내 문구에서 아는 만큼만 적어 달라고, 모르는 부분은 물어보겠다고 말해요. 이 한 줄이 견적 요청 자체를 포기하는 사람을 줄여요. 무엇을 적어야 할지 몰라서 문의를 그만두는 경우가 생각보다 많아요.

도면과 사진을 함께 받아요. 설명으로 오가는 열 통의 메일을 파일 한 장이 없애요. 다섯 개까지, 10MB까지 올릴 수 있고, 올라온 파일은 실제 형식을 확인한 뒤에 저장돼요. 인테리어와 간판, 제조 견적처럼 도면이 중요한 업종에서는 이 칸이 견적 속도를 두 배로 만들어요.

증빙 방식이 첫 회신에 들어가야 해요. 세금계산서로 받을지 카드로 결제할지에 따라 금액 표기와 결제 흐름이 달라져요. 나중에 물으면 견적서를 다시 써야 하고, 처음에 물으면 한 번에 끝나요. 회사 예산으로 사는 거래에서는 증빙이 없으면 결제 자체가 안 돼요.

비교 견적을 숨기지 않게 해요. 덧붙일 말 칸의 안내에 비교 견적 중인지 알려 주면 맞춰서 제안하겠다고 적어 뒀어요. 대부분의 견적은 두세 곳에 동시에 들어가고, 그걸 아는 상태로 쓰는 견적서가 더 정확해요. 감추게 만드는 폼보다 말하게 만드는 폼이 낫아요.

이런 곳에서 그대로 써요. 인쇄와 판촉물, 간판과 사인, 인테리어와 시공, 제조 외주, 장비 렌털, 청소와 방역, 케이터링까지 구조가 같아요. 품목 안내 예시와 증빙 선택지만 업종에 맞게 바꾸면 그날부터 써요.

답하는 속도가 계약을 만들어요. 견적은 대체로 세 곳에 동시에 들어가요. 가장 먼저 도착한 견적서가 기준이 되고, 나머지는 그 기준과 비교당해요. 하루 안에 보내겠다고 적어 뒀으면 그 약속을 지키세요. 지킬 수 없는 속도라면 이틀이라고 적는 편이 낫아요. 못 지킨 약속이 늦은 회신보다 나빠요.

받은 뒤에. 이메일 알림을 켜 두면 견적 요청이 들어온 순간 알 수 있어요. CSV로 내려받으면 수량과 납기, 증빙이 열로 정렬돼서 그 주에 먼저 답할 건을 고르기 쉬워요. 반년쯤 쌓이면 어떤 수량대의 문의가 많은지 보이고, 그 구간의 단가표를 미리 만들어 두면 견적 쓰는 시간이 다시 줄어요.

성사되지 않은 견적도 자산이에요. 어떤 요청이 계약으로 이어지고 어떤 요청이 사라졌는지 표시해 두세요. 수량과 납기, 예산의 어느 조합에서 계속 지는지가 보이면 단가 구조를 손볼 근거가 생겨요. 견적서를 잘 쓰는 것보다 이 기록이 오래 남아요. 분기마다 한 번씩만 훑어도 어느 업종의 문의가 늘고 있는지가 보여요.